Empfang von Geschäftspartnern
Im Berufsleben gilt weniger die Damen/Herrenregel, sondern der Rang des jeweiligen Partners. Geschäftspartner und der Chef begegnen sich hier auf der gleichen Ebene, Mitarbeiter - egal ob mänlich oder weiblich - als rangniedriger. Als Gäste des Hauses werden Geschäftspartner stets zuerst begrüßt, sowohl vom Chef als auch von den Mitarbeitern. Zur Begrüßung stehen Sie -auch als Dame - grundätzlich auf.
Im Gegegensatz zu privaten Anlässen spricht man im Geschäftsleben sein Gegenüber immer mit Titel - z.B. "Guten Tag, Herr Professor Müller" - an. Die Ehefrau des Professors spricht man nur mit "Frau Müller" an und keinesfalls mit dem Titel ihres Ehemannes. Es sei denn, sie ist selber Professorin.
Nachdem Sie dem Geschäftspartner einen Platz angeboten haben, bieten Sie ihm auf jeden Fall ein Glas Wasser und eventuell Kaffee oder Tee an. War von vorn herein ein Termin vereinbart oder gar eine Konferenz, stellen Sie bereits im Vorwege Getränke und vielleicht etwas Gebäck bereit. Ihre Gäste haben möglicherweise eine anstrengende Autofahrt hinter sich und werden diese freundlichen Gesten zu schätzen wissen, was sich sicher positiv auf Ihr Geschäftsgespräch auswirkt.
Am Telefon
Das Telefon ist die Visitenkarte des Unternehmens - und für den entscheidenen ersten Eindruck ist eine freundliche und korrekte Begrüßung am Telefon unerläßlich. Wenn Sie ein externes Telefongespräch annehmen, grüßen Sie Ihren Gesprächspartner freundlich und nennen Sie zunächst den Namen Ihrer Firma und dann ihren eigenen - mit Vor und Zunamen, z.B. "Guten Tag, hier ist die Firma XY, Sie sprechen mit Heinz Müller" Lächeln Sie am Telefon - am Klang der Stimme kann der Gegenüber es hören! Und sprechen Sie deutlich. Mitunter kann es jedoch passieren, dass Sie den Namen Ihres Gesprächspartners nicht richtig verstanden haben. Bitten Sie höflich um Wiederholung des Namens. Falls Sie den Namen immer noch nicht verstanden haben, bitten Sie um Buchstabierung mit dem Hinweis "Ich möchte Sie gern richtig ansprechen - würden Sie mir Ihren Namen buchstabieren?"
Das Telefon sollte nie mehr als dreimal klingeln. Außerhalb der Geschäftszeiten sollte sich danach der Anrufbeantworter einschalten. Auch beim Weiterverbinden überläßt man den Anrufer nicht sich selbst, sondern holt nach ebenfalls dreimaligem Klingeln das Gespräch zurück und bietet gegebenenfalls den Rückruf des gewünschten Gesprächspartners an.
Noch ein Wort zum Anrufbeantworter: Sprechen Sie den Ansagetext deutlich und vermeiden dabei Hintergrundgeräusche, etwa den Straßenlärm an einem offenen Fenster. Geben Sie dem Anrufer die Möglichkeit eine Nachricht zu hinterlassen und bieten Sie Rückruf an.
Seit geraumer Zeit hat es sich eingebürgert, den Arufenden mit Wartemusik zu unterhalten, solange er auf seinen Gesprächspartner wartet. Dagegen ist im Prinzip nichts einzuwenden. Wählen Sie eine Musik, die zu Ihrem Unternehmen paßt. Ein Antiquitätengeschäft oder eine exquisite Modeboutique ist z.B. mit einer leichten und fröhlichen klassischen Musik gut beraten. Die Wartemusik einer Werbeagentur darf etwas "fetziger" sein. Achten Sie auf jeden Fall auf eine moderate Lautstärke.Ihr Anrufer steht möglicherweise gerade unter Streß und zu laute und aggressive Musik belastet ihn zusätzlich.
Oberstes Gebot beim Telefonieren ist Zuhören. So ist schon zu Beginn des Gespräches gewährleistet, dass ein Telefonat korrekt zum zuständigen Mitarbeiter vermittelt wird - mehrmaliges Weiterverbinden ist zu einem nicht unerheblichen Nervfaktor im Alltag geworden.
Im ländlichen Bereichen ist die Mittagsruhe von ca. 13.00 bis 15.00 Uhr noch recht verbreitet. Nehmen Sie darauf Rücksicht und planen Gespräche vor oder nach dieser Zeit - besonders bei Privatleuten. Unhöflich ist es, nach 20.00 Uhr geschäftlich anzurufen, es sei denn, zwischen Ihnen und dem Gesprächspartner (dazu zählen auch untergebene Mitarbeiter!) herrscht gegenseitiges Einverständnis.
Kollegen
Im Kollegenkreis ist das Miteinander meist nicht so formal wie gegenüber Vorgesetzten und Geschäftspartnern. Passen Sie sich einfach den Gepflogenheiten an. Gehen Sie mit Ihren Kollegen genauso höflich um, wie Sie es auch von ihnen erwarten. Ein kleiner Plausch während des Arbeitstages mit den Kollegen bleibt nicht aus - tragen Sie dabei jedoch nicht Ihr Herz nicht zu sehr auf der Zunge. Private Probleme am Arbeitsplatz sind eine schwierige Gratwanderung.
Pünktlichkeit
Als Arbeitnehmer haben Sie meist ohnehin die arbeitsvertragliche Pflicht zur Pünktlichkeit. Machen Sie diese Pflicht zur Kür - lassen Sie weder Geschäftspartner noch Kollegen auf Sie warten. Es gibt natürlich immer wieder Situationen, in denen man nicht pünktlich sein kann oder einen Termin nicht einhalten kann. Informieren Sie in diesem Fall alle Personen, die Ihre Unpünktlichkeit betrifft - im Zeitalter des Mobilfunks gilt für ein Versäumnis keine Ausrede mehr. Falls absehbar, geben Sie die Dauer der Verzögerung bekannt.
Information
Lassen Sie Ihre Geschäftspartner und Kollegen niemals im Unklaren, sondern informieren Sie sie zeitnah über alle wichtigen Aspekte eines Projekts. Sagen Sie ihrem Kunden, wann er Ihr Angebot erhält. Sollten bei einem Auftrag unvorhergesehene Dinge eintreten, informieren Sie Ihren Kunden auch darüber und warten nicht, bis er anruft.
Wenn Sie den Liefertermin nicht einhalten können, teilen Sie dies ebenfalls Ihrem Kunden mit, ggfls. mit Vorschlag eines neuen Liefertermins. Diese "Kundenpflege" ist zwar zeitaufwändig, aber nur dadurch wirken Sie glaubhaft. Enttäuschen Sie nicht das in Sie und Ihr Unternehmen gesetzte Vertrauen, indem Sie unzuverlässig werden.
Unterschätzen Sie nicht die Mundpropaganda - sie kann ihr bester Werbeträger sein.
Das Vorstellungsgespräch
Sie sind zum Verstellungsgespräch eingeladen - eine große Chance, immerhin sieht man Sie bereits als potentiellen Mitarbeiter. Ihre Unterlagen konnten den Personalchef überzeugen, jetzt müssen nur noch Sie ihn überzeugen. Informieren Sie sich nochmal gründlich über das Unternehmen und legen Sie Argumente zurecht warumSie in diesem Unternehmen arbeiten wollen.
Seien Sie zum Vorstellungsgespräch unbedingt pünktlich! Eine Verspätung könnte schon das "Aus" bedeuten, bevor das Gespräch begonnen hat. Wählen Sie ihre Kleidung sorgfältig aus. Es versteht sich von selbst, dass sie sauber und gepflegt ist.Die Wahl des Outfits hängt von der Branche ab. In konservativen Branchen wie z.B. Banken und Versicherungen ist ein Kostüm oder Hosenanzug in gedeckten Farben angebracht, in der Werbebranche dürfen Sie ruhig ein wenig experimentierfreudig sein.
Melden Sie sich beim Empfang an, indem Sie Ihren Vor- und Zunamen, sowie den Grund Ihres Besuches im Unternehmen nennen. Die Begrüßung erfolgt zuerst durch den Personalleiter oder die Pesonalleiterin. Achten Sie darauf, ob man Ihnen die Hand reicht. Warten Sie, bis man Ihnen einen Platz zuweist und setzen Sie sich nicht schon vorher. Merken Sie sich den Namen Ihres Gesprächspartners gut, um im Laufe des Gespäches Ihre Fragen mit korrekter Anrede zu stellen. Verzichten Sie auf das Rauchen -stellen Sie nicht mal die Frage, ob Rauchen gestattet sei. Und last but not least: Stellen Sie unbedingt das Handy ab! Sogar ein kleiner kurzer Piepton der den Eingang einer SMS signalisiert, kann bereits unangenehm auffallen.
Auch Sie haben die Chance, beim Vorstellungsgespräch zu prüfen, ob Sie in das Unternehmen passen. Behandelt man Sie wie einen Gast oder eher wie einen Dienstboten? Läßt man Sie ohne Entschuldigung unangemessen lange warten? All diese Dinge lassen bereits Rückschlüsse auf das Arbeitsklima in diesem Betrieb zu.
Internet und e-Mail
Nicht erst durch eine eigene Homepage – allein schon durch Mitwirken in Foren, Gästebucheinträge, Kommentare in Weblogs, usw. werden Sie im Internet öffentlich. Es ist nicht auszuschließen, dass ein Personalchef ihren Namen, Ihre Adresse oder Telefonnummer in eine Suchmaschine eingibt, um dort etwas über Sie und ihre Aktivitäten im Netz zu erfahren. Die Benutzung eines sogenannten Nicknames schützt Ihre Anonymität nicht.
Überlegen Sie daher immer vorher ganz genau, was Sie schreiben und wo Sie schreiben.
Die Möglichkeit der schnellen schriftlichen Kommunikation per e-Mail ist in fast allen Firmen mittlerweile Standard. Im privaten Bereich wird der elektronische Nachrichtenaustausch meist sehr locker und unkonventionell gehandhabt.
Im Geschäftsleben jedoch gelten hier die allgemeinen Regeln des üblichen Schriftverkehrs:
- Beginnen Sie eine Mail mit einer förmlichen Andrede
- Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung
- Schreiben Sie in Groß- und Kleinbuchstaben nach den Regeln der deutschen Grammatik
- Verzichten Sie auf Emoticons
- Schließen Sie die Mail mit einer Grußfloskel
- Verschicken Sie Mails möglichst als plain text und schon gar nicht mit den bunten „Briefpapiervorlagen“, die es mittlwerweile für die meisten Mailprogramme gibt. Das spart Übertragungszeit und Speicherplatz.
Natürlich gibt es Ausnahmen: Wenn Sie den Geschäftspartner gut kennen oder Sie z.B. während eines Projektes in sehr kurzen Abständen (mehrmals am Tag) Mails austauschen.